Data Protectie

(2018-05-24)


U heeft de website van de VERON verlaten en bent terecht gekomen op de webpagina van de contestrobot. Het web adres van deze pagina is: https://contestrobot.pe1itr.com/dataprotectie.htm.

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR). In dit document van de Autoriteit Persoonsgegevens wordt de AVG in een notendop uitgelegd.
Op deze webpagina wordt beschreven op welke manier de gegevensbescherming voor de contestrobot is geregeld. Deze webpagina geeft inzicht welke gegevens worden opgeslagen en waarvoor deze worden gebruikt. De contestrobot verwerkt geen gevoelige persoonsgegevens. Het is wel duidelijk dat volgens de definitie de roepnaam om het station in de ether te identificeren oftewel de callsign en het emailadres van een deelnemer is aan te merken als persoonsgegeven. Deze twee gegevens worden gebruikt in de contestrobot zoals hierna omschreven.


Algemeen

De contestrobot is een computerprogramma waaraan een database is gekoppeld waarmee de logs van deelnemers van radiowedstrijden kunnen worden verzameld en verwerkt. Het doel is op basis van de inzendingen de uitslag van een radiowedstrijd vast te kunnen stellen en vervolgens deze uitslag te kunnen publiceren. Ook wordt met de contestrobot statistische informatie gepubliceerd over het verloop van de radiowedstrijd in het kader van radio propagatie onderzoek.

De deelnemer is een gelicenceerde radiozendamateur die door het opsturen van zijn log deelnemer is van de radiowedstrijd. De grondslag om de gegevens te verwerken is gelegen in het feit dat een deelnemer aangeeft mee te willen doen aan de betreffende radiowedstrijd. Het log bevat gegevens van de deelnemer, het gebruikte radiostation en de gemaakte radioverbindingen. Het is log is een electronisch bestand in EDI VHFREG1 formaat. Dit formaat is vastgesteld door de IARU Region 1 (International Amateur Radio Union Region 1) en staat beschreven in het vhf managers handbook dat op de website van de IARU Region 1 is gepubliceerd.

Deze contestrobot kan voor verschillende organisaties contestuitslagen verwerken. De verschillende organisaties en de daaraan gekoppelde gegevens worden gescheiden middels de entiteiten "project" en "member". De entiteit project is het hoogste niveau binnen de contestrobot. De VERON is vastgelegd als project in de contestrobot. Deze contestrobot verwerkt alleen de gegevens van de door de VERON uitgeschreven radiowedstrijden op de frequenties 50MHz en hoger. Dit betreft de volgende wedstrijden:
  • de competitiewedstrijden in het eerste volle weekend van maart, mei, juli, september en oktober.
  • de 50/70MHz in het derde weekend van juni en 1e weekend van juli.
  • de velddagwedstrijd in het eerste weekend van juni.
  • zomercontest in het eerste weekend van augustus.
  • 144MHz CW wedstrijd in het eerste weekend van november.
  • De Dutch Activity Contest (DAC).

    De vhf contestmanager is benoemd door de VERON en valt organisatorisch onder de VHF-UHF commissie. De vhf contestmanager ziet toe op het verloop van de radiowedstrijd en is verantwoordelijk voor het vaststellen en publiceren van de uitslag. Alle logs worden na het indienen en extraheren van de hieronder aangeven informatie 1 op 1 doorgestuurd naar de vhf contestmanager.
    De contestrobot is geen onderdeel van de VERON website. De contestrobot wordt via een iframe op de website van de vhf-uhf commissie getoond zodat het een geintegreerd geheel vormt met deze website. Het beheer van de contestrobot is in handen van Rob Hardenberg, PE1ITR.
    Alleen de vhf contestmanager en de beheerder van de contestrobot hebben toegang tot de opgeslagen gegevens.


    Gebruik van gegevens


    De verwerking van het log doorloopt deze stappen:
  • Na het indienen van het log wordt de hieronder aangeven informatie uit het log gehaald en opgeslagen in de contestrobot. Ook wordt het log 1 op 1 doorgestuurd naar de vhf contestmanager. De deelnemer krijgt een email ter bevestiging van de ontvangst.
  • De claim wordt meteen zonder tussenkomst gepubliceerd op de website van de contestrobot met als doel dat de deelnemers van elkaar meteen de ruwe resultaten kunnen zien. Tevens worden op een kaartje de gemaakte verbindingen weergegeven.
  • Een deelnemer heeft de mogelijkheid het ingediende log te herzien door deze opnieuw in te dienen. Dit kan worden herhaald tot de uiterlijke inzenddatum. Bij het opnieuw indienen worden de gegevens uit het voorgaande log verwijderd. Dus de gegevens in het laatst ingediende log wordt verder verwerkt in de uitslag.
  • Na de sluitingstermijn worden de logs van deelnemers door de contestrobot verwerkt tot de uitslag. De contestmanager zal hiervoor ook checklogs van andere stations in de contestrobot laden om de gemaakte verbindingen te controleren.
  • Na het vaststellen van de uitslag zal de contestmanager per email een errorlog sturen naar de deelnemers waarvan een of meer verbindingen zijn afgekeurd.
  • De uitslag van de radiowedstrijd wordt op de website van de VERON gepubliceerd. Alle deelnemers krijgen een email wanneer de uitslag bekend is.

    Opslag

    Elke ingediende log wordt gelezen in de contestrobot en de hieronder genoemde gegevens worden opgeslagen. De gegevens die worden aangemerkt als persoonsgegevens zijn geel gemarkeerd. De persoonlijke gegevens in de EDI velden PAdr1, PAdr2, RName, RAdr1, RAdr2, RPoCo, RCity, RCoun, RPhon and RHBBS worden NIET opgeslagen in de contestrobot. Het orginele EDI logbestand wordt doorgegeven aan de VERON vhf contestmanager. Dit log bestand zelf wordt NIET opgeslagen op de contestrobot.

    Voorblad
    GegevenToelichting
    TNameDe naam van de radiowedstrijd. Dit gegeven is nodig om vast te stellen om welke contest het log gaat. Bron is het invulformulier.
    TDate1De startdatum van de radiowedstrijd. Dit gegeven is nodig om vast te stellen om welke contest het log gaat. Bron is het log
    TDate2De stopdatum van de radiowedstrijd. Dit is een aditioneel gegeven is nodig om vast te stellen om welke contest het log gaat. Bron is het log
    PBandDe frequentieband van het deelnemende station. Bron is het formulier en log
    PSectDe sectie waarin is deelgenomen. Bron is het formulier
    PCallDe gebruikte roepnaam van het deelnemende station. Bron is het formulier en log.
    PWLLoDe locator van het deelnemende station. Bron is het log
    CQSOsHet totaal aantal gemaakte verbindingen.
    CQSOs_multiplier
    CQSOPhet totaal aantal behaalde punten per verbinding.
    CODXCDe callsign van de verste verbinding
    CODXLDe locator van de verste verbinding
    CODXDDe afstand in kilometers van de verste verbinding
    SPoweHet gebruikte zendvermogen van het deelnemende station.
    SAnteDe gebruikte antenne van het deelnemende station
    datum_gewijzigdDe datum van de laatste wijziging
    emailHet email adres van de deelnemer
    pinEen code om het ingediende log te kunnen wijzigen
    CWWLs
    CWWLs_bonus
    CWWLs_multiplier
    CWWLB
    CToScDe totale opgegeven score inclusief bonuspunten en multipliers
    EDIfile_nameDe naam van het electronisch log bestand
    EDIfile_timestampDe datum van het electronisch log bestand
    checklogKenmerk. Het ingediende log moet worden verwerkt als checklog.
    log_wordt_nagezondenKenmerk. Het electronisch log is niet
    PClubKenmerk om aan te geven aan welke deelnemer de behaalde score moet worden toebedeeld.
    ToestemmingKenmerk. De deelnemer geeft toestemming voor verwerking en publicatie van de persoonsgegevens in het log.


    Gegevens per verbinding
    GegevenToelichting
    DatumDit is de datum en het tijdstip waarop de verbinding is gemaakt.
    CallsignDit is de radioroepnaam van het station waarmee de verbinding is gemaakt. Verder het tegenstation genoemd.
    Mode_codeDit is een voorgeschreven code voor de gebruikte mode
    Sent_RSTDit is het RST rapport dat de deelnemer aan het tegenstation heeft gegeven.
    Sent_QSO_numberDit is het volgnummer dat de deelnemer aan het tegenstation heeft gegeven.
    Received_RSTDit is het RST rapport dat de deelnemer van het tegenstation heeft ontvangen.
    Received_QSO_numberDit is het volgnummer dat de deelnemer van het tegenstation heeft ontvangen.
    Received_exchangeDit is een optioneel veld voor contesten waarin een exchange wordt gebruikt.
    Received_WWLDit is de locator die de deelnemer van het tegenstation heeft ontvangen
    QSO_pointsDit is het aantal punten dat de verbinding heeft opgeleverd. Verbindingen die niet meetellen kenmerken met nul punten.
    New_ExchangeDit is een kenmerk wanneer een nieuwe exchange code is gewerkt.
    New_WWLDit is een kenmerk wanneer een nieuw locatorvak is gewerkt.
    New_DXCCDit is een kenmerk wanneer een nieuw DXCC land is gewerkt.
    Duplicate_QSODit is een kenmerk om aan te geven dat het om nog een verbinding gaat met eerder gewerkt station.

    Er is geen uiterlijke bewaartermijn van genoemde gegevens. De gegevens worden in principe tot in het oneindige bewaard. Doel hiervan is om in het kader van radio propagatie onderzoek analyses over lange termijn te kunnen uitvoeren.

    Delen van gegevens

    Op grond van het contestreglement worden gegevens gedeeld.
    De persoonlijke gegevens in de EDI velden PAdr1, PAdr2, RName, RAdr1, RAdr2, RPoCo, RCity, RCoun, RPhon and RHBBS worden nooit gedeeld met anderen. De deelnemer is accoord dat het log kan worden doorgestuurd naar andere contestmanagers en/of IARU R1 contestrobot voor cross-check doeleinden. In dat geval worden de EDI velden hiervoor genoemd verwijderd.
    De gegevens worden gebruikt in publicaties waarbij met name de radioroepnaam wordt genoemd. Deelnemer heeft hiervoor toestemming gegeven.

    Toestemming

    In de contestrobot is een optie gemaakt waarin de deelnemer explicitiet toestemming wordt gevraagd voor delen en publicatie van de genoemde gegevens.


    Rechten

    Een deelnemer heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van zijn persoongegevens. Elke deelnemer kan de opgeslagen gegevens wijzigen tot op het moment dat de inzendtermijn is verstreken door het gewijzigde log opnieuw in te dienen.
    Een deelnemers kan bij de vhf contestmanager verzoeken zijn callsign en emailadres uit de database te laten verwijderen. Dit verzoek zal altijd worden uitgevoerd.


    Beveiliging en technische maatregelen

    De contestrobot werkt op een server die is opgesteld in een beveiligd datacenter. De verbinding via deze website loopt via SSL. Daarmee wordt gegarandeerd dat u ook echt op de website contestrobot.pe1itr.com bent en uw gegevens veilig worden verzonden.



    De deelnemer kan alleen zijn eigen log wijzigen. Hiervoor wordt bij de eerste upload van een log een tijdelijk wachtwoord toegewezen. Dit wachtwoord wordt de pincode genoemd. Het gebruik van dit wachtwoord vervalt na de inzendtermijn.

    In de contestrobot heeft een register waarin alle verwerkingen worden opgenomen.


    HOME | Go Back